Hubungan Antara Proses Bisnis
1.
Sales Department akan mengirimkan data tentang
perkiraan penjualan atau tingkat untuk proses expenditure sehingga tingkat yang
tepat dari barang dapat dipesan untuk memenuhi permintaan pelanggan
2.
Proses revenue akan meneruskan data ke proses HR
sehingga staf penjualan dapat dibayar misalkan berdasarkan jam kerja karyawan.
Rincian tentang staf dapat digunakan untuk tujuan penilaian kinerja.
3.
Proses
revenue akan berkomunikasi dengan proses production dalam hal perusahaan
manufaktur, dengan perkiraan penjualan menentukan tingkat produksi yang
direncanakan dan akuisisi bahan baku. Demikian juga, manufaktur akan
menginformasikan staf penjualan tentang barang atau barang selesai
4.
Sama dengan nomor 3
5.
Manufaktur akan berkomunikasi dengan proses
expenditure untuk memastikan bahan baku yang diperlukan dan sumber daya yang
diperoleh untuk produksi
6.
Expenditure Cycle akan berkomunikasi dengan General
Ledger and Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang pengeluaran
secara tepat termasuk kedalam catatan akuntansi termasuk data dalam laporan
keuangan
7.
HR akan berkomunikasi dengan General Ledger and
Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang penggajian terkait termasuk
cuti dan hak-hak lainnya yang diklaim oleh staf, dimasukkan ke dalam rekening.
Ketentuan untuk cuti tahunan, cuti panjang, cuti pajak penghasilan terutang
serta sakit diperbaharui. Rincian tersebut akan berdampak pada laba rugi
melalui item baris seperti gaji dan biaya cuti tahunan
8.
Production akan berkomunikasi dengan General
Ledger and Financial Reporting Cycle untuk memperbaharui buku besar untuk
rincian barang yang diproduksi atau dalam proses yang diproduksi. Hal ini akan
berdampak pada posisi laporan rekening keuangan seperti barang jadi, work on
process, dan bahan baku. Laba rugi juga akan dipengaruhi oleh alokasi biaya
langsung digunakan dalam manufaktur dan biaya akumulasi pengeluaran tambahan
sebagai barang bergerak melalui Production proses.
9.
Penjualan akan berkomunikasi dengan General
Ledger and Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang aktivitas
penjualan dan pendapatan terkait dapat dimasukkan dalam catatan akuntansi
dengan tepat. Misalnya, pendapatan dalam laporan rugi, saldo piutang pada
laporan posisi keuangan dan penerimaan
kas pelanggan pada laporan atau kas.
Mengapa Dokumentasi Sangat Penting Bagi Organisasi?
·
Sistem dokumentasi memainkan peran penting dalam
organisasi yang berfungsi sebagai memori organisasi tentang bagaimana sistem
dirancang dan beroperasi.
·
Sistem dokumentasi adalah roadmap bisnis tentang
bagaimana sistem beroperasi dan memainkan peran penting dalam proses
pengembangan sistem.
·
Sistem dokumentasi bagi seorang akuntan
merupakan sarana untuk memahami jejak audit dalam perusahaan serta mendesain
proses bisnis dan cara data tersebut bergerak melalui proses bisnis.
Simbol Data Flow Diagram (DFD)
Simbol Flow Chart
Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Fraud
(Penipuan)
5 Komponen Internal Control Berdasarkan SAS
78/ COSCO
1.
Control Environment
à Integritas dan etika
manajemen, Peran dewan direksi dan komite audit, Delegasi tanggung jawab dan
wewenang, Kebijakan dan praktek pengelolaan sumber daya manusia
2.
Risk
Assessment à
Identifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang terkait dengan pelaporan
keuangan seperti new product line, perubahan kebijakan akuntansi, perubahan
dalam lingkungan eksternal
3.
Information
and Communication à
Identifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid, memberikan informasi yang
tepat waktu secara rinci dan tepat, klasifikasi yang tepat dan pelaporan
keuangan
4.
Monitoring
à
Menilai kualitas desain pengendalian internal dan operasi tentang laporan
manajemen yang menyoroti trend dan pengecualian dari kinerja normal
5.
Control
Activities à Kebijakan dan
prosedur untuk memastikan bahwa tindakan
yang tepat diambil dalam menanggapi resiko yang dihadapi. Ada dua kategori
yaitu IT controls (terkait secara khusus dengan computer) dan Physical Controls
(terkait dengan aktivitas manusia)
6 Tipe Physical Controls
1.
Transaction
Authorization à memastikan bahwa
karyawan melakukan transaksi hanya yang berwenang saja
2.
Segregation
of Duties à
pemisahan antara otorisasi dan pengolahan transaksi dalam sistem manual dan
Program coding dalam sistem komputerisasi
3.
Supervision
à
Kompensasi karena kurangnya pemisahan, beberapa dapat dibangun ke dalam sistem computer
4.
Accounting
Records à
Memberikan jejak audit
5.
Access
Control à
membantu untuk menjaga asset dengan membatasi akses fisik kepada karyawan
6.
Independent
Verification à
meninjau total batch atau rekonsiliasi subsidiary account dengan control
accounts
Competitive Advantage dari REA Approach
Keunggulan
kompetitif dari pendekatan REA dapat melihat melalui analisis rantai nilai
(value chain analysis).
Analisis
rantai nilai membedakan antara kegiatan utama (menciptakan nilai) dan kegiatan
pendukung (membantu melakukan kegiatan primer).
REA
menyediakan model untuk mengidentifikasi dan membedakan antara
kegiatan-kegiatan ini.
Memprioritaskan
Strategi:
·
Fokus pada kegiatan utama;
·
menghilangkan atau outsourcing kegiatan
penunjang.
Kebutuhan atau dokumen dari Revenue Cycle
|
Customer Order
|
Pelanggan dapat memesan barang
dari perusahaan. Formulirnya bisa dalam bentuk pesanan pembelian pelanggan
yang disiapkan oleh pelanggan atau bentuk pesanan pelanggan yang disiapkan
oleh penjual dalam penjualan barang
|
|
Order Acknowledgment
|
Copian dari pesanan pelanggan yang dikirimkan kepada pelanggan dalam
pesanan pelanggan. Biasanya disiapkan oleh penjual yang menerima dalam bentuk
pesanan pelanggan
|
|
Credit Application
|
Form yang siap untuk pelanggan baru dalam mengajukan kredit.
Bentuknya menunjukkan keuangan pelanggan dan kemampuan pelanggan untuk
membayar kembali utang pemilikan
|
|
Sales Order
|
Dokumen yang disusun sesuai dengan form pesanan pelanggan. Beberapa
copian dokumen tersebut juga siap untuk memulai pengiriman dan menerima
pembayaran dari pelanggan. Bentuk order penjualan disiapkan oleh penjual
dalam penjualan unit
|
|
Good Packing Slip
|
Dokumen yang dihasilkan oleh petugas pengiriman di unit logistic dan melekat
dengan barang yang dikirim oleh pelanggan
|
|
Bill of Lading
|
Dokumen yang disiapkan untuk angkutan yang mengangkut barang ke
pelanggan. Petugas pengiriman di unit logistic mempersiapkan dokumen tersebut
|
|
Shipping Notices
|
Dokumen yang menyarankan kepada pelanggan dalam hal barang apa,
jumlah barang, sudah dikirim. Petugas pengiriman di unit logistic menghasilkan
dokumen tersebut. Kadang-kadang copian pesanan penjualan dan bertindak
sebagai pemberitahuan pengiriman
|
|
Sales Invoice
|
Dokumen yang dikirim ke pelanggan sehubungan dengan barang-barang
yang telah dibeli dan menunjukkan jumlah penjualan. Petugas penagihan di unit
keuangan atau akuntansi mempersiapkan document tersebut
|
|
Remittance Advice
|
Dokumen yang menunjukkan penerimaan kas dari pelanggan. Dokumen tersebut
dibuat oleh unit keuangan atau akuntansi dan melekat sebagai rintisan dengan
fatur penjualan
|
|
Customer Service Log
|
Dokumen yang digunakan oleh petugas layanan pelanggan di unit
pemasaran untuk merekam pertanyaan pelanggan dan tindakan yang diperlukan
untuk mengatasi permintaan
|
Kebutuhan atau dokumen dari Expenditure
Cycle
|
Purchase Requisition
|
Department Requisition dapat melakukan penempatan pemesanan untuk
barang atau jasa. Inventory Control mempersiapkan bentuk permintaan
pembelian. Dokumen permintaan pembelian dibagi hanya dalam perusahaan
|
|
Purchase Order
|
Bukti pembelian serta kontrak yang mengikat antara perusahaan dan
vendor. Pesanan pembelian disiapkan oleh department pembelian. Dokumen
pesanan pembelian dibagi baik didalam perusahaan maupun diluar
|
|
Vendor List
|
Daftar vendor resmi yang menawarkan kualitas yang baik dan layanan
dengan harga yang wajar. Daftar vendor disimpan sebagai bagian dari database
perusahaan dan dilihat dan diedit oleh proses bisnis expenditure cycle
|
|
Purchase Invoice
|
Rincian jumlah jatuh tempo dan persyaratan serta ketentuan
pembayaran. Dokumen tersebut dibuat oleh vendor
|
|
Good Packing Slip
|
Dokumen yang dihasilkan oleh petugas pengiriman di unit logistic dan melekat
dengan barang yang dikirim oleh pelanggan
|
|
Receiving Report
|
Memberikan rincian dari setiap pengiriman seperti rincian penjualaan,
berat pengiriman, nomor pemesanan pembelian yang sesuai serta deskripsi
barang yang dikirim. Yang menerima menghasilkan laporan tersebut.
|
|
Remittance Advice
|
Dokumen yang menunjukkan penerimaan kas dari pelanggan. Dokumen tersebut
dibuat oleh unit keuangan atau akuntansi dan melekat sebagai rintisan dengan
fatur penjualan
|
