UTS Informasi dan Proses Bisnis (2012)

Hubungan Antara Proses Bisnis

1.       Sales Department akan mengirimkan data tentang perkiraan penjualan atau tingkat untuk proses expenditure sehingga tingkat yang tepat dari barang dapat dipesan untuk memenuhi permintaan pelanggan

2.       Proses revenue akan meneruskan data ke proses HR sehingga staf penjualan dapat dibayar misalkan berdasarkan jam kerja karyawan. Rincian tentang staf dapat digunakan untuk tujuan penilaian kinerja.

3.        Proses revenue akan berkomunikasi dengan proses production dalam hal perusahaan manufaktur, dengan perkiraan penjualan menentukan tingkat produksi yang direncanakan dan akuisisi bahan baku. Demikian juga, manufaktur akan menginformasikan staf penjualan tentang barang atau barang selesai

4.       Sama dengan nomor 3

5.       Manufaktur akan berkomunikasi dengan proses expenditure untuk memastikan bahan baku yang diperlukan dan sumber daya yang diperoleh untuk produksi

6.       Expenditure Cycle akan berkomunikasi dengan General Ledger and Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang pengeluaran secara tepat termasuk kedalam catatan akuntansi termasuk data dalam laporan keuangan

7.       HR akan berkomunikasi dengan General Ledger and Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang penggajian terkait termasuk cuti dan hak-hak lainnya yang diklaim oleh staf, dimasukkan ke dalam rekening. Ketentuan untuk cuti tahunan, cuti panjang, cuti pajak penghasilan terutang serta sakit diperbaharui. Rincian tersebut akan berdampak pada laba rugi melalui item baris seperti gaji dan biaya cuti tahunan

8.       Production akan berkomunikasi dengan General Ledger and Financial Reporting Cycle untuk memperbaharui buku besar untuk rincian barang yang diproduksi atau dalam proses yang diproduksi. Hal ini akan berdampak pada posisi laporan rekening keuangan seperti barang jadi, work on process, dan bahan baku. Laba rugi juga akan dipengaruhi oleh alokasi biaya langsung digunakan dalam manufaktur dan biaya akumulasi pengeluaran tambahan sebagai barang bergerak melalui Production proses.

9.       Penjualan akan berkomunikasi dengan General Ledger and Financial Reporting Cycle sehingga rincian tentang aktivitas penjualan dan pendapatan terkait dapat dimasukkan dalam catatan akuntansi dengan tepat. Misalnya, pendapatan dalam laporan rugi, saldo piutang pada laporan posisi keuangan  dan penerimaan kas pelanggan pada laporan atau kas.

Mengapa Dokumentasi Sangat Penting Bagi Organisasi?

·         Sistem dokumentasi memainkan peran penting dalam organisasi yang berfungsi sebagai memori organisasi tentang bagaimana sistem dirancang dan beroperasi.

·         Sistem dokumentasi adalah roadmap bisnis tentang bagaimana sistem beroperasi dan memainkan peran penting dalam proses pengembangan sistem.

·         Sistem dokumentasi bagi seorang akuntan merupakan sarana untuk memahami jejak audit dalam perusahaan serta mendesain proses bisnis dan cara data tersebut bergerak melalui proses bisnis.

Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Simbol Flow Chart

Faktor Yang Menyebabkan Terjadinya Fraud (Penipuan)

5 Komponen Internal Control Berdasarkan SAS 78/ COSCO

1.       Control Environment à Integritas dan etika manajemen, Peran dewan direksi dan komite audit, Delegasi tanggung jawab dan wewenang, Kebijakan dan praktek pengelolaan sumber daya  manusia

2.       Risk Assessment à Identifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang terkait dengan pelaporan keuangan seperti new product line, perubahan kebijakan akuntansi, perubahan dalam lingkungan eksternal

3.       Information and Communication à Identifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid, memberikan informasi yang tepat waktu secara rinci dan tepat, klasifikasi yang tepat dan pelaporan keuangan

4.       Monitoring à Menilai kualitas desain pengendalian internal dan operasi tentang laporan manajemen yang menyoroti trend dan pengecualian dari kinerja normal

5.       Control Activities à Kebijakan dan prosedur  untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat diambil dalam menanggapi resiko yang dihadapi. Ada dua kategori yaitu IT controls (terkait secara khusus dengan computer) dan Physical Controls (terkait dengan aktivitas manusia)

6 Tipe Physical Controls

1.       Transaction Authorization à memastikan bahwa karyawan melakukan transaksi hanya yang berwenang saja

2.       Segregation of Duties à pemisahan antara otorisasi dan pengolahan transaksi dalam sistem manual dan Program coding dalam sistem komputerisasi

3.       Supervision à Kompensasi karena kurangnya pemisahan, beberapa dapat dibangun ke dalam sistem computer

4.       Accounting Records à Memberikan jejak audit

5.       Access Control à membantu untuk menjaga asset dengan membatasi akses fisik kepada karyawan

6.       Independent Verification à meninjau total batch atau rekonsiliasi subsidiary account dengan control accounts

Competitive Advantage dari REA Approach

Keunggulan kompetitif dari pendekatan REA dapat melihat melalui analisis rantai nilai (value chain analysis).

Analisis rantai nilai membedakan antara kegiatan utama (menciptakan nilai) dan kegiatan pendukung (membantu melakukan kegiatan primer).

REA menyediakan model untuk mengidentifikasi dan membedakan antara kegiatan-kegiatan ini.

Memprioritaskan Strategi:

·         Fokus pada kegiatan utama;

·         menghilangkan atau outsourcing kegiatan penunjang.

Kebutuhan atau dokumen dari Revenue Cycle

Customer Order	Pelanggan dapat  memesan barang dari perusahaan. Formulirnya bisa dalam bentuk pesanan pembelian pelanggan yang disiapkan oleh pelanggan atau bentuk pesanan pelanggan yang disiapkan oleh penjual dalam penjualan barang
Order Acknowledgment	Copian dari pesanan pelanggan yang dikirimkan kepada pelanggan dalam pesanan pelanggan. Biasanya disiapkan oleh penjual yang menerima dalam bentuk pesanan pelanggan
Credit Application	Form yang siap untuk pelanggan baru dalam mengajukan kredit. Bentuknya menunjukkan keuangan pelanggan dan kemampuan pelanggan untuk membayar kembali utang pemilikan
Sales Order	Dokumen yang disusun sesuai dengan form pesanan pelanggan. Beberapa copian dokumen tersebut juga siap untuk memulai pengiriman dan menerima pembayaran dari pelanggan. Bentuk order penjualan disiapkan oleh penjual dalam penjualan unit
Good Packing Slip	Dokumen yang dihasilkan oleh petugas pengiriman di unit logistic dan melekat dengan barang yang dikirim oleh pelanggan
Bill of Lading	Dokumen yang disiapkan untuk angkutan yang mengangkut barang ke pelanggan. Petugas pengiriman di unit logistic mempersiapkan dokumen tersebut
Shipping Notices	Dokumen yang menyarankan kepada pelanggan dalam hal barang apa, jumlah barang, sudah dikirim. Petugas pengiriman di unit logistic menghasilkan dokumen tersebut. Kadang-kadang copian pesanan penjualan dan bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman
Sales Invoice	Dokumen yang dikirim ke pelanggan sehubungan dengan barang-barang yang telah dibeli dan menunjukkan jumlah penjualan. Petugas penagihan di unit keuangan atau akuntansi mempersiapkan document tersebut
Remittance Advice	Dokumen yang menunjukkan penerimaan kas dari pelanggan. Dokumen tersebut dibuat oleh unit keuangan atau akuntansi dan melekat sebagai rintisan dengan fatur penjualan
Customer Service Log	Dokumen yang digunakan oleh petugas layanan pelanggan di unit pemasaran untuk merekam pertanyaan pelanggan dan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi permintaan

Kebutuhan atau dokumen dari Expenditure Cycle

Purchase Requisition	Department Requisition dapat melakukan penempatan pemesanan untuk barang atau jasa. Inventory Control mempersiapkan bentuk permintaan pembelian. Dokumen permintaan pembelian dibagi hanya dalam perusahaan
Purchase Order	Bukti pembelian serta kontrak yang mengikat antara perusahaan dan vendor. Pesanan pembelian disiapkan oleh department pembelian. Dokumen pesanan pembelian dibagi baik didalam perusahaan maupun diluar
Vendor List	Daftar vendor resmi yang menawarkan kualitas yang baik dan layanan dengan harga yang wajar. Daftar vendor disimpan sebagai bagian dari database perusahaan dan dilihat dan diedit oleh proses bisnis expenditure cycle
Purchase Invoice	Rincian jumlah jatuh tempo dan persyaratan serta ketentuan pembayaran. Dokumen tersebut dibuat oleh vendor
Good Packing Slip	Dokumen yang dihasilkan oleh petugas pengiriman di unit logistic dan melekat dengan barang yang dikirim oleh pelanggan
Receiving Report	Memberikan rincian dari setiap pengiriman seperti rincian penjualaan, berat pengiriman, nomor pemesanan pembelian yang sesuai serta deskripsi barang yang dikirim. Yang menerima menghasilkan laporan tersebut.
Remittance Advice	Dokumen yang menunjukkan penerimaan kas dari pelanggan. Dokumen tersebut dibuat oleh unit keuangan atau akuntansi dan melekat sebagai rintisan dengan fatur penjualan

 Kasus :

- REA

- FlowChart

- Revenue Cycle

- Expenditure Cycle